Dlaczego notariusz nie może dokonać wpisu na podstawie dokumentów, które sam sporządził
Treść zasady
Przepis § 96 ustawy nr 29/2026 Z. z. o rejestrze handlowym wyklucza dokonanie wpisu przez notariusza w sprawie, w której przygotowywał dokumenty do wpisu dla podmiotu podlegającego wpisowi. Jeżeli taka okoliczność wystąpi, notariusz ma obowiązek niezwłocznie poinformować o niej wnioskodawcę.
W rezultacie dokument i wniosek o wpis są oceniane przez dwie niezależne od siebie osoby. Nie jest to wyraz braku zaufania do notariusza, który sporządził dokument. Chodzi o zastosowanie zasady znanej z kontroli finansowej, praktyki audytorskiej i medycyny — osoba, która przygotowała określony dokument, nie jest najbardziej odpowiednią osobą do jego sprawdzenia. Nie wynika to z braku uczciwości, lecz z faktu, że własny błąd łatwiej przeoczyć niż cudzy.
Jaki problem rozwiązują przepisy
Rejestr handlowy jest rejestrem publicznym, któremu porządek prawny przyznaje szczególną wiarygodność. Osoba wpisana jako członek zarządu reprezentuje spółkę wobec osób trzecich; osoba wpisana jako wspólnik jest jej właścicielem. Osoby trzecie, które nawiązują ze spółką stosunki prawne lub handlowe, polegają na wpisanych danych i nie mają obowiązku badać, czy odpowiadają one rzeczywistości. To właśnie ta wiarygodność sprawia, że rejestr staje się celem nadużyć.
Typowy przebieg nieuprawnionej ingerencji nie jest skomplikowany. Sprawca uzyskuje lub sporządza dokumenty, na podstawie których na zewnątrz wydaje się osobą uprawnioną do podejmowania decyzji w imieniu spółki, doprowadza do wpisania zmiany osoby członka zarządu lub wspólnika, a od chwili dokonania wpisu dysponuje spółką jak osoba uprawniona. W krótkim czasie może opróżnić rachunki, przenieść majątek i zaciągnąć w imieniu spółki zobowiązania wobec osób trzecich działających w dobrej wierze. Zanim rzeczywisty właściciel dowie się o ingerencji, przywrócenie poprzedniego stanu zwykle wymaga długiego postępowania sądowego, które może nie doprowadzić do pełnego naprawienia szkody.
Każdy etap, na którym proces podlega dwóm niezależnym ocenom, znacznie utrudnia takie działanie. Jeśli dokument przygotowuje jedna osoba, a wniosek ocenia druga, sprawca musiałby wprowadzić w błąd obie.
Powiązane środki ochronne
Zakaz dokonania wpisu przez notariusza pełniącego funkcję organu rejestrowego nie jest jedynym rozwiązaniem przewidzianym w nowych przepisach, lecz stanowi część szerszego zestawu środków. Dokumenty założycielskie, umowa przeniesienia udziału w spółce, uchwała jedynego wspólnika oraz określone uchwały zgromadzenia wspólników muszą, zgodnie z właściwymi przepisami kodeksu handlowego, mieć kwalifikowaną formę, czyli formę aktu notarialnego albo dokumentu autoryzowanego przez adwokata. W odróżnieniu od poświadczenia autentyczności podpisu w obu tych przypadkach właściwa osoba odpowiada również za treść dokumentu.
Ograniczono również krąg osób uprawnionych do reprezentowania wnioskodawcy w postępowaniu rejestrowym; obecnie wnioskodawcę może reprezentować wyłącznie adwokat, notariusz lub pracownik wnioskodawcy. Wnioski składa się wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem aktywowanej elektronicznej skrzynki podmiotu, dzięki czemu po każdej czynności pozostaje możliwy do zweryfikowania zapis. Wreszcie notariusz przy każdej czynności ustala tożsamość osoby, która przed nim występuje — jest to czynność rutynowa, ale w praktyce właśnie na tym etapie udaje się powstrzymać większość prób nieuprawnionej ingerencji.
Praktyczne konsekwencje dla klienta
Jeśli uwzględni się tę zasadę od początku, jej wpływ na przebieg sprawy jest znikomy. Problem pojawia się tylko wtedy, gdy dowiedzą się Państwo o niej dopiero pod koniec, kiedy trzeba w pośpiechu znaleźć innego notariusza albo skierować wniosek do sądu rejestrowego.
Dlatego informujemy o tej okoliczności już podczas pierwszego spotkania. W praktyce stosuje się dwa rozwiązania: albo my przygotowujemy dokumenty, a wpisu dokonuje notariusz, z którym wcześniej uzgodniono sposób postępowania, albo odwrotnie — dysponują Państwo dokumentami sporządzonymi przez adwokata lub innego notariusza, a wpisu dokonujemy my. Oba rozwiązania są powszechne i równoważne pod względem kosztów.
Samodzielna kontrola wpisanych danych
Rejestr handlowy jest publicznie dostępny, a jego przeglądanie jest bezpłatne. Zalecamy więc co pewien czas — na przykład przy sporządzaniu sprawozdania finansowego — sprawdzić odpis z rejestru własnej spółki i porównać wpisane dane ze stanem rzeczywistym. Jest to prosta czynność, a zarazem najłatwiej dostępna forma kontroli.
Dotyczy to szczególnie spółek, które nie prowadzą aktywnej działalności i którym właściciel nie poświęca regularnej uwagi. To właśnie one najczęściej stają się celem, ponieważ nieuprawniona ingerencja może w nich długo pozostać niezauważona.
Postępowanie w razie podejrzenia
Jeżeli stwierdzą Państwo, że w Państwa spółce dokonano zmiany, o której nie mieli Państwo wiedzy, należy działać niezwłocznie. Każdy dzień, w którym w rejestrze figuruje osoba nieuprawniona, oznacza kolejne czynności, których skutki trzeba będzie później rozwiązywać, oraz kolejne osoby trzecie działające w dobrej wierze. Należy zwrócić się do notariusza lub adwokata i jednocześnie złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa; ustawa o rejestrze handlowym przewiduje, oprócz środków zaskarżenia, również odrębne postępowania pozwalające rozwiązać taki problem.
|
Z wyprzedzeniem wyjaśnimy Państwu przebieg postępowania Jeśli przygotowują Państwo wpis do rejestru handlowego, od razu wyjaśnimy, które czynności wykonamy my, a które trzeba będzie zlecić gdzie indziej, aby organizacja sprawy nie zaskoczyła Państwa na końcowym etapie. Kancelaria notarialna Stará Vajnorská 8, Bratislava III. |
Przepisy prawa cytowane w artykule
Ustawa nr 29/2026 Z. z. o rejestrze handlowym — § 41, § 42, § 44 ust. 5, § 45, § 60, § 95, § 96
Ustawa nr 513/1991 Zb. kodeks handlowy w brzmieniu obowiązującym od 17. 8. 2026 — § 57, § 115 ust. 4, § 127a ust. 4, § 132 ust. 1
Ustawa nr 323/1992 Zb. Prawo o notariacie — § 47 i nast. (ustalanie tożsamości uczestników)
Tekst opracowano według stanu prawnego na dzień 11 września 2026 r. Ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie. Aktualne ceny znajdą Państwo w cenniku kancelarii.
JUDr. Martin Vlha, PhD., notariusz · Kancelaria notarialna Stará Vajnorská 8, Bratislava III
