Vì sao công chứng viên không thể đăng ký nội dung do chính mình lập hồ sơ
Nội dung quy định
Điều § 96 Luật số 29/2026 Z. z. về Đăng ký thương mại không cho phép công chứng viên thực hiện đăng ký trong vụ việc mà mình đã chuẩn bị hồ sơ đăng ký cho chủ thể được đăng ký. Nếu có tình huống này, công chứng viên có nghĩa vụ thông báo ngay cho người nộp đơn.
Theo đó, văn bản và đơn đề nghị đăng ký được hai người độc lập với nhau xem xét. Đây không phải là biểu hiện của sự thiếu tin tưởng đối với công chứng viên đã lập văn bản. Đây là việc áp dụng một nguyên tắc quen thuộc trong kiểm soát tài chính, kiểm toán và y học — người tạo ra một sản phẩm không phải là người phù hợp nhất để kiểm tra sản phẩm đó, không phải vì thiếu trung thực, mà vì lỗi của chính mình dễ bị bỏ sót hơn lỗi của người khác.
Quy định này giải quyết vấn đề gì
Sổ đăng ký thương mại là sổ công khai được pháp luật dành cho mức độ tin cậy đặc biệt. Người được đăng ký là người điều hành công ty đại diện cho công ty trong quan hệ với bên ngoài; người được đăng ký là thành viên góp vốn là chủ sở hữu của công ty. Các bên thứ ba thiết lập quan hệ pháp lý hoặc thương mại với công ty tin vào thông tin đã đăng ký và không có nghĩa vụ kiểm tra xem thông tin đó có đúng thực tế hay không. Chính sự tin cậy này khiến sổ đăng ký trở thành mục tiêu bị nhắm đến.
Một vụ can thiệp trái phép điển hình thường không phức tạp. Kẻ thực hiện lấy được hoặc tạo ra các văn bản khiến mình có vẻ là người có quyền quyết định thay mặt công ty, khiến việc thay đổi người điều hành hoặc thành viên góp vốn được đăng ký, rồi từ thời điểm đăng ký, định đoạt công ty như người có thẩm quyền. Chỉ trong thời gian ngắn, người này có thể rút cạn tiền trong các tài khoản, chuyển nhượng tài sản và ràng buộc công ty bằng các hợp đồng với bên thứ ba ngay tình. Đến khi chủ sở hữu thực sự biết được sự can thiệp, việc khắc phục thường đòi hỏi một quá trình tố tụng kéo dài mà kết quả có thể không khắc phục được hoàn toàn.
Mỗi khâu mà quy trình được chia cho hai lần xem xét độc lập đều khiến cách thức này khó thực hiện hơn đáng kể. Nếu một người chuẩn bị văn bản và người khác xem xét đơn đề nghị, kẻ thực hiện sẽ phải đánh lừa cả hai.
Các biện pháp bảo vệ liên quan
Lệnh cấm người thực hiện đăng ký tự đăng ký hồ sơ do mình chuẩn bị không phải là biện pháp đơn lẻ trong quy định mới, mà thuộc một hệ thống biện pháp rộng hơn. Theo các quy định liên quan của Bộ luật Thương mại, văn bản thành lập, hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp, quyết định của thành viên góp vốn duy nhất và một số quyết định nhất định của đại hội thành viên phải được lập theo hình thức pháp lý bắt buộc, tức là dưới hình thức văn bản công chứng hoặc văn bản được luật sư chứng nhận. Khác với việc chứng thực chữ ký, ở cả hai hình thức này, người thực hiện cũng chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
Phạm vi những người được đại diện cho người nộp đơn trong thủ tục đăng ký cũng đã được thu hẹp; theo quy định mới, chỉ luật sư, công chứng viên và nhân viên của người nộp đơn mới có thể đại diện cho họ. Hồ sơ chỉ được nộp bằng phương thức điện tử và gắn với hộp thư điện tử đã kích hoạt của chủ thể, nên mọi thao tác đều để lại dấu vết có thể kiểm chứng. Cuối cùng, công chứng viên xác minh danh tính của người thực hiện giao dịch trước mặt mình trong mỗi lần thực hiện công việc — đây là thao tác thường lệ nhưng trên thực tế lại là khâu chặn đứng phần lớn các âm mưu can thiệp trái phép.
Hệ quả thực tế đối với khách hàng
Nếu tính đến quy định này ngay từ đầu, tác động của nó đối với tiến trình giải quyết vụ việc là không đáng kể. Vấn đề chỉ phát sinh khi Quý vị mãi đến giai đoạn cuối mới nhận ra quy định này tồn tại, lúc đó phải gấp rút tìm một công chứng viên khác hoặc gửi hồ sơ đến tòa án phụ trách đăng ký.
Vì vậy, chúng tôi thông báo về vấn đề này ngay trong buổi gặp đầu tiên. Trên thực tế có hai cách thực hiện: hoặc chúng tôi chuẩn bị văn bản và một đồng nghiệp đã được thống nhất trước về quy trình sẽ thực hiện đăng ký, hoặc ngược lại — Quý vị đã có văn bản do luật sư hoặc công chứng viên khác lập và chúng tôi thực hiện đăng ký. Cả hai cách đều thông dụng và tương đương về chi phí.
Tự kiểm tra thông tin đã đăng ký
Sổ đăng ký thương mại được công khai và việc tra cứu không mất phí. Vì vậy, chúng tôi khuyến nghị Quý vị thỉnh thoảng — chẳng hạn khi lập báo cáo tài chính — kiểm tra trích lục đăng ký của công ty mình và đối chiếu thông tin đã đăng ký với thực tế. Đây là việc đơn giản nhưng là hình thức kiểm tra dễ thực hiện nhất.
Điều này đặc biệt đúng với các công ty không còn hoạt động kinh doanh tích cực và không được chủ sở hữu thường xuyên theo dõi. Chính các công ty này thường bị nhắm đến nhất, vì sự can thiệp trái phép có thể không bị phát hiện trong thời gian dài.
Cách xử lý khi có nghi vấn
Nếu phát hiện công ty của Quý vị có thay đổi mà Quý vị không biết, cần hành động ngay. Mỗi ngày một người không có thẩm quyền tiếp tục đứng tên trong sổ đăng ký đồng nghĩa với việc có thêm các hành vi phải xử lý về sau và thêm các bên thứ ba ngay tình tham gia giao dịch. Hãy liên hệ với công chứng viên hoặc luật sư, đồng thời trình báo vụ việc có dấu hiệu tội phạm; ngoài thủ tục khiếu nại, Luật về Đăng ký thương mại còn quy định các thủ tục đặc biệt để giải quyết vấn đề này.
|
Chúng tôi sẽ thông báo trước cho Quý vị về quy trình thực hiện Nếu Quý vị chuẩn bị đăng ký vào Sổ đăng ký thương mại, ngay từ đầu chúng tôi sẽ giải thích công việc nào do chúng tôi thực hiện và công việc nào cần thu xếp ở nơi khác, để Quý vị không bị bất ngờ về cách tổ chức công việc ở giai đoạn cuối. Văn phòng công chứng Stará Vajnorská 8, Bratislava III. |
Các văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài
Luật số 29/2026 Z. z. về Đăng ký thương mại — § 41, § 42, § 44 khoản 5, § 45, § 60, § 95, § 96
Luật số 513/1991 Zb., Bộ luật Thương mại, theo bản có hiệu lực từ ngày 17. 8. 2026 — § 57, § 115 khoản 4, § 127a khoản 4, § 132 khoản 1
Luật số 323/1992 Zb., Luật Công chứng — § 47 và các điều tiếp theo (xác minh danh tính của các bên tham gia)
Bài viết được biên soạn theo quy định pháp luật có hiệu lực tính đến ngày 11 tháng 9 năm 2026. Nội dung chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và không thay thế tư vấn pháp lý cho vụ việc cụ thể. Quý vị có thể xem mức phí hiện hành trong bảng giá dịch vụ của văn phòng.
JUDr. Martin Vlha, PhD., công chứng viên · Văn phòng công chứng Stará Vajnorská 8, Bratislava III
