为什么公证员不能登记自己拟定的文件
规定的内容
关于商业登记的第29/2026号法律第96条规定，公证员如曾为被登记人准备登记材料，就不得办理该事项的登记。出现这种情况时，公证员有义务立即告知申请人。
因此，文件和登记申请须经两名彼此独立的人员审查。这并不表示对拟定文件的公证员缺乏信任，而是适用财务监督、审计实务和医学领域都熟悉的一项原则：制作某项成果的人并非最适合审查该成果的人。这不是因为其不诚实，而是因为人更容易忽略自己的错误，而非别人的错误。
这项规定要解决的问题
商业登记簿是一种受到法律制度特别信赖的公共名册。登记为公司执行董事的人对外代表公司行事；登记为股东的人是公司的所有者。与公司建立法律或商业关系的第三方依赖登记资料，无须核查其是否符合实际情况。正是这种信任使登记簿成为侵害目标。
典型的未经授权的干预过程通常并不复杂。行为人取得或制作一些文件，使自己看起来有权为公司作出决定，促使执行董事或股东的变更获得登记，并从登记之时起以有权人的身份处置公司事务。在短时间内，行为人便能够耗尽公司账户资金、转移财产，并通过与善意第三方签订合同使公司承担义务。等到真正的所有者发现此事时，纠正问题往往需要漫长的诉讼程序，而且结果未必能完全弥补损失。
只要流程中的某个环节由两项相互独立的审查组成，这类行为就会变得困难得多。如果一人准备文件，另一人审查申请，行为人就必须同时欺骗两人。
相关保护措施
禁止登记人员办理上述登记并非新规定中孤立的一项要求，而是更广泛措施的一部分。根据《商法典》的有关规定，设立文件、股权转让合同、唯一股东的决定以及特定的股东大会决议，必须采用特定形式，即公证文书或经律师认证的文件。与仅认证签名真实性不同，采用上述两种形式时，相关人员还须对文件内容负责。
有权在登记程序中代表申请人的人员范围也有所缩小；根据新规定，只有律师、公证员和申请人的雇员可以担任其代表。申请只能以电子方式提交，并与该主体已激活的电子信箱关联，因此每项操作都会留下可核实的记录。此外，公证员在每次办理公证事项时，都会核实在其面前行事者的身份。这虽是例行步骤，但在实践中，大多数未经授权的干预企图正是在这一环节被阻止。
对客户的实际影响
如果从一开始就将这项规定纳入安排，其对办理过程的影响微乎其微。只有在最后阶段才意识到这项规定时，才会产生问题：届时须匆忙寻找另一位公证员，或向登记法院提交申请。
因此，我们会在首次会面时就向您说明这一情况。实践中有两种做法：一是由我们准备文件，再由事先协调好办理方式的同行完成登记；二是反过来，由律师或另一位公证员为您制作文件，再由我们完成登记。两种做法都很常见，在费用方面也没有差别。
自行核查登记资料
商业登记簿向公众开放，查询不收取费用。因此，我们建议您不时核查本公司的登记摘录，例如在编制财务报表时，将登记资料与实际情况进行比对。这项操作并不复杂，却是最简便的现有核查方式。
这尤其适用于没有积极开展经营活动、所有者也不定期关注的公司。正是这些公司最常成为目标，因为对其进行的未经授权的干预可能长期不被察觉。
发现可疑情况时如何处理
如果您发现公司发生了您不知情的登记变更，就应立即采取行动。未经授权的人每多在登记簿上留存一天，就可能产生更多需要事后处理的行为，也会有更多善意行事的第三方受到影响。请联系公证员或律师，同时提出刑事报案；除异议程序外，《商业登记法》还规定了可用于解决这类问题的特别程序。
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我们会提前向您说明办理流程 如果您准备办理商业登记，我们会在一开始说明哪些事项由我们办理、哪些事项需要另行安排，以免在办理过程的最后阶段因具体安排而感到意外。 公证处，Stará Vajnorská 8, Bratislava III. |
本文引用的法律法规
关于商业登记的第29/2026号法律 — 第41条、第42条、第44条第5款、第45条、第60条、第95条、第96条
第513/1991号法律《商法典》，自2026年8月17日起生效的版本 — 第57条、第115条第4款、第127a条第4款、第132条第1款
第323/1992号法律《公证法》 — 第47条及以下条款（核实当事人身份）
本文依据截至2026年9月11日的法律规定编写，仅供参考，不能代替针对具体事项的法律咨询。现行收费标准请参见本公证处的价目表。
JUDr. Martin Vlha, PhD.，公证员 · 公证处，Stará Vajnorská 8, Bratislava III
