Waarom een notaris niet zelf mag registreren wat hij heeft opgesteld
Wat de regel inhoudt
Op grond van § 96 van wet nr. 29/2026 Z. z. betreffende het handelsregister mag een notaris geen inschrijving verrichten in een zaak waarin hij voor de in te schrijven persoon de stukken voor de inschrijving heeft voorbereid. Als die omstandigheid zich voordoet, moet de notaris de aanvrager daar onverwijld op wijzen.
Dit betekent dat de akte en het verzoek tot inschrijving door twee van elkaar onafhankelijke personen worden beoordeeld. Dat is geen uiting van wantrouwen jegens de notaris die de akte heeft opgesteld. Het is een toepassing van een beginsel dat ook bekend is uit financiële controles, de accountantspraktijk en de geneeskunde — wie een bepaald resultaat heeft geproduceerd, is niet de aangewezen persoon om het zelf te controleren. Niet vanwege oneerlijkheid, maar omdat men een eigen fout gemakkelijker over het hoofd ziet dan die van een ander.
Welk probleem de regeling aanpakt
Het handelsregister is een openbaar register waaraan de wet een bijzonder vertrouwen toekent. Wie als bestuurder is ingeschreven, treedt namens de vennootschap naar buiten op; wie als vennoot is ingeschreven, is mede-eigenaar van de vennootschap. Derden die met de vennootschap juridische of zakelijke betrekkingen aangaan, vertrouwen op de ingeschreven gegevens en hoeven niet te onderzoeken of die met de werkelijkheid overeenkomen. Juist dat vertrouwen maakt het register tot een doelwit.
Een ongeoorloofde ingreep verloopt doorgaans niet ingewikkeld. De dader verkrijgt of vervaardigt documenten waardoor hij naar buiten toe bevoegd lijkt om namens de vennootschap beslissingen te nemen, laat een wijziging van de bestuurder of vennoot inschrijven en handelt vanaf het moment van inschrijving alsof hij daartoe bevoegd is. In korte tijd kan hij rekeningen leeghalen, vermogen overdragen en de vennootschap door overeenkomsten binden tegenover derden die te goeder trouw zijn. Tegen de tijd dat de werkelijke eigenaar van de ingreep hoort, vergt herstel vaak een langdurige gerechtelijke procedure, waarvan de uitkomst mogelijk geen volledig herstel biedt.
Elk punt waarop het proces in twee onafhankelijke beoordelingen wordt opgesplitst, maakt zo'n handelwijze aanzienlijk moeilijker. Als de ene persoon de akte opstelt en de andere het verzoek beoordeelt, zou de dader beiden moeten misleiden.
Aanvullende beschermingsmaatregelen
Het verbod voor de registrerende notaris om zelf de inschrijving te verrichten staat in de nieuwe regeling niet op zichzelf, maar maakt deel uit van een breder pakket maatregelen. Oprichtingsdocumenten, overeenkomsten tot overdracht van een vennootschapsaandeel, besluiten van de enige vennoot en bepaalde besluiten van de algemene vergadering moeten volgens de toepasselijke bepalingen van het Wetboek van Koophandel een gekwalificeerde vorm hebben: een notariële akte of een door een advocaat geautoriseerd document. Anders dan bij de legalisatie van een handtekening draagt de betrokken beroepsbeoefenaar bij beide vormen ook verantwoordelijkheid voor de inhoud van de akte.
Ook de kring van personen die de aanvrager in een handelsregisterprocedure mogen vertegenwoordigen, is ingeperkt; voortaan mogen alleen een advocaat, een notaris en een werknemer van de aanvrager dat doen. Verzoeken worden uitsluitend elektronisch ingediend en zijn gekoppeld aan de geactiveerde elektronische postbus van de betrokken entiteit, zodat van iedere handeling een aantoonbaar spoor achterblijft. Ten slotte stelt de notaris bij elke handeling de identiteit vast van de persoon die voor hem verschijnt — een routinehandeling, maar in de praktijk het punt waarop de meeste pogingen tot ongeoorloofde ingrepen stranden.
Praktische gevolgen voor de cliënt
Als vanaf het begin rekening wordt gehouden met de regel, is de invloed ervan op het verloop van de zaak verwaarloosbaar. Een probleem ontstaat alleen als u zich pas aan het einde van het traject van deze regel bewust wordt en er haastig een andere notaris moet worden ingeschakeld of het verzoek bij de handelsregisterrechtbank moet worden ingediend.
Daarom wijzen wij u hier al tijdens het eerste gesprek op. In de praktijk zijn er twee mogelijkheden: wij stellen de stukken op en een collega met wie de werkwijze vooraf is afgestemd verricht de inschrijving, of andersom — u laat de documenten door een advocaat of een andere notaris opstellen en wij verrichten de inschrijving. Beide werkwijzen zijn gebruikelijk en wat de kosten betreft gelijkwaardig.
Zelf de ingeschreven gegevens controleren
Het handelsregister is openbaar toegankelijk en kan kosteloos worden geraadpleegd. Wij raden u daarom aan van tijd tot tijd — bijvoorbeeld bij het opstellen van de jaarrekening — een uittreksel van uw eigen vennootschap te controleren en de ingeschreven gegevens met de werkelijkheid te vergelijken. Het is een eenvoudige handeling, maar wel de eenvoudigste beschikbare vorm van controle.
Dat geldt in het bijzonder voor vennootschappen die niet actief ondernemen en waaraan hun eigenaar niet regelmatig aandacht besteedt. Juist die zijn vaak het doelwit, omdat een ongeoorloofde ingreep daar lange tijd onopgemerkt kan blijven.
Wat te doen bij een vermoeden
Als u ontdekt dat bij uw vennootschap een wijziging is doorgevoerd waarvan u niets weet, moet u onmiddellijk handelen. Elke dag dat een onbevoegde persoon in het register staat ingeschreven, kan leiden tot verdere handelingen die achteraf moeten worden rechtgezet en tot meer derden die te goeder trouw handelen. Neem contact op met een notaris of advocaat en doe tegelijkertijd aangifte van een strafbaar feit; de wet op het handelsregister kent naast bezwaarprocedures ook bijzondere procedures om een dergelijk probleem aan te pakken.
|
Wij vertellen u vooraf hoe de procedure zal verlopen Als u een inschrijving in het handelsregister voorbereidt, leggen wij u meteen uit welke handelingen wij verrichten en wat elders moet worden geregeld, zodat de organisatie van de zaak u niet pas aan het einde verrast. Notariskantoor Stará Vajnorská 8, Bratislava III. |
In dit artikel aangehaalde wetgeving
Wet nr. 29/2026 Z. z. betreffende het handelsregister — § 41, § 42, § 44 lid 5, § 45, § 60, § 95, § 96
Wet nr. 513/1991 Zb., Wetboek van Koophandel, in de versie die van kracht is vanaf 17. 8. 2026 — § 57, § 115 lid 4, § 127a lid 4, § 132 lid 1
Wet nr. 323/1992 Zb., de Notariswet — § 47 e.v. (vaststelling van de identiteit van de betrokkenen)
Deze tekst is gebaseerd op de rechtstoestand per 11 september 2026. Hij dient uitsluitend ter informatie en vervangt geen juridisch advies in een concrete zaak. De actuele tarieven vindt u in de tarievenlijst van het kantoor.
JUDr. Martin Vlha, PhD., notaris · Notariskantoor Stará Vajnorská 8, Bratislava III
